Bir ekip hedeflerini tutturuyorsa, işler yolunda gidiyorsa ve sonuçlar iyiyse genellikle doğru şeyleri yaptığımızı düşünürüz.
Peki, bu sonuçları nasıl elde ettiğimizi gerçekten biliyor muyuz?
Bazen başarılı sonuçların arkasında iyi kurulmuş bir sistem vardır. Roller bellidir, süreçler işler, insanlar ne yapmaları gerektiğini bilir ve ortaya çıkan sorunlar belirli bir yöntemle çözülür.
Bazen de işini çok iyi yapan birkaç kişi, sistemdeki eksikleri kendi çabalarıyla kapatıyordur.
Dışarıdan baktığımızda iki durum da başarılı görünebilir. Hedefler tutuyor, işler ilerliyor ve ciddi bir sorun yaşanmıyor olabilir.
Ancak aralarında önemli bir fark var.
Birincisinde sistem sonuç üretir. İkincisinde insanlar, sistemdeki eksiklere rağmen sonuç üretmeye çalışır.
Bu farkı çoğu zaman işler yolundayken göremeyiz. Genellikle bir şeyler değiştiğinde ortaya çıkar.
Sonuçlar iyi, peki ya sistem?
Bir organizasyonda bazı insanlar işlerini gerçekten çok iyi yapabilir.
Ne zaman ne yapacaklarını bilirler. Sorun çıktığında çözüm üretirler. Başkalarının fark etmediği ayrıntıları görür, aksayan işleri tamamlar ve gerektiğinde sorumluluk alırlar.
Bu insanlar organizasyonlar için çok değerlidir.
Ancak zamanla bir risk oluşabilir: İşlerin yürümesi için sürekli aynı kişilere ihtiyaç duyulmaya başlanır.
Bir karar alınacaksa onlara danışılır. Bir sorun çıktığında çözüm için onlar beklenir. Bir süreç aksadığında eksikleri onlar kapatır.
Başlangıçta bu durum başarı gibi görünür. Çünkü işler yürümektedir.
Fakat bir süre sonra şu soruyu sormak gerekir:
İşler gerçekten iyi bir sistem sayesinde mi ilerliyor, yoksa bazı insanlar sistemin eksiklerini sürekli telafi ettiği için mi?
Bu sorunun cevabı, organizasyonun ne kadar sağlam bir yapıya sahip olduğunu anlamamıza yardımcı olabilir.
Çünkü bir kişinin ekstra çabasıyla çözülen sorun, her zaman çözülmüş bir sorun değildir. Bazen sadece bir sonraki sefere ertelenmiştir.
İyi çalışan insanlara güvenmek yeterli mi?
Bir ekibin başarısında doğru insanlarla çalışmanın önemini küçümsemek mümkün değil.
Deneyim, sorumluluk duygusu, iletişim ve problem çözme becerisi sonuçları doğrudan etkiler.
Ama bütün başarıyı kişilerin yetkinliğine bağladığımızda önemli bir noktayı gözden kaçırabiliriz: İnsanların iyi performans gösterebilmesi için nasıl bir ortam oluşturduğumuz.
Beklentiler açık mı?
Görev ve sorumluluklar belli mi?
İnsanlar ihtiyaç duydukları bilgiye ulaşabiliyor mu?
Bir işin nasıl yapılacağı yalnızca deneyimli çalışanların bildiği bir konu mu, yoksa ekip içinde paylaşılmış mı?
Bir sorun ortaya çıktığında kimin ne yapacağı biliniyor mu?
Bunlar ilk bakışta günlük işleyişin sıradan parçaları gibi görünebilir. Ancak birlikte düşünüldüklerinde organizasyonun çalışma biçimini belirlerler.
İyi bir çalışan, eksik bir sistemin içinde de başarılı olabilir. Fakat bunun için sürekli daha fazla çaba göstermesi gerekebilir.
Bu durum bir süre devam edebilir. Ancak herkesin her zaman aynı enerjiyi, dikkati ve çabayı göstereceğini varsaymak gerçekçi değildir.
İnsanlar değişir. Ekipler büyür. İş yükü artar. Öncelikler değişir.
Sistem bu değişikliklere uyum sağlayamıyorsa, daha önce iyi sonuçlar üreten yapı giderek zorlanmaya başlayabilir.
Sistem kurmak, her şeyi kurala bağlamak değildir
Sistem kurmaktan söz ettiğimizde bazen akla çok sayıda prosedür, uzun dokümanlar ve her adımın önceden tanımlandığı katı bir yapı geliyor.
Oysa iyi bir sistemin amacı işi zorlaştırmak değil, daha anlaşılır ve yönetilebilir hale getirmektir.
İnsanların her durumda bir talimat beklemesi de iyi bir sistemin göstergesi değildir.
Bence temel mesele, işlerin sağlıklı ilerlemesi için gereken ortak zemini oluşturmak.
İnsanlar neyi başarmaya çalıştıklarını bilmeli. Sorumluluklarını anlamalı. İhtiyaç duydukları bilgiye ulaşabilmeli. Karar almaları gereken durumlarda hangi sınırlar içinde hareket edebileceklerini bilmeliler.
Bir sorun çıktığında da yalnızca kimin müdahale edeceği değil, sorunun nasıl ele alınacağı konusunda ortak bir anlayış bulunmalı.
Böyle bir yapı, insanların inisiyatif almasını engellemez. Tam tersine, daha rahat inisiyatif almalarına yardımcı olur.
Çünkü herkesin her şeyi yeniden keşfetmesi gerekmez. Temel süreçler işlerken insanlar enerjilerini iyileştirmeye, geliştirmeye ve yeni çözümler üretmeye ayırabilir.
İyi bir sistem, insanlara ne düşüneceklerini söylemekten çok, doğru kararlar alabilmeleri için gereken koşulları oluşturur.
Başarı kişilere mi bağlı, yoksa tekrar edilebilir mi?
Bir sistemin ne kadar iyi çalıştığını anlamak için yalnızca bugünkü sonuçlara bakmak yeterli olmayabilir.
Bazen daha açıklayıcı olan, koşullar değiştiğinde ne olduğudur.
İşini iyi yapan bir çalışan izin aldığında süreç duruyor mu?
Bir ekip lideri değiştiğinde performans ciddi biçimde düşüyor mu?
Ekip büyüdüğünde aynı çalışma biçimi devam edebiliyor mu?
Bir sorun tekrarlandığında önceki deneyimlerden yararlanılıyor mu?
Yeni bir çalışan ekibe katıldığında işi öğrenmek için yalnızca belirli kişilerin zamanına ve bilgisine mi ihtiyaç duyuyor?
Bu soruların hepsinin cevabının kusursuz olması gerekmiyor. Her organizasyonda kişilere bağlı bazı işler bulunabilir ve bazı değişiklikler doğal olarak sonuçları etkileyebilir.
Önemli olan, hangi konularda kişisel deneyimin vazgeçilmez olduğunu, hangi konularda ise daha iyi bir yapı kurulabileceğini anlayabilmek.
Çünkü amaç insanları önemsiz hale getirmek değil. İnsanların katkısını daha etkili hale getirmek.
Bir kişinin deneyimini ekip içinde paylaşılabilir hale getirmek, onun değerini azaltmaz. Aksine, o deneyimin daha fazla insana ve daha fazla sonuca katkı sağlamasına imkan verir.
Yöneticinin görevi yalnızca sonuç almak mı?
Yöneticilikte günlük hedefler, raporlar ve çözülmesi gereken sorunlar arasında kaybolmak kolaydır.
Bir sorun ortaya çıkar, çözülür. Başka bir sorun gelir, ona odaklanılır. Hedefler takip edilir, eksikler tamamlanır ve işlerin devam etmesi sağlanır.
Bunların hepsi işin bir parçasıdır.
Ancak yönetici yalnızca günün sorunlarını çözdüğünde, aynı sorunların neden tekrar ortaya çıktığını anlamaya yeterince zaman ayıramayabilir.
Bence yöneticinin sorumluluklarından biri de günlük işleyişin bir adım gerisine çekilip bütüne bakabilmek.
Neler sürekli aksıyor?
Hangi işler belirli kişilere gereğinden fazla bağımlı?
Hangi kararlar tekrar tekrar aynı noktada bekliyor?
Hangi bilgiler ekip içinde paylaşılmadığı için işler yavaşlıyor?
Hangi sorunları her defasında yeniden çözmek zorunda kalıyoruz?
Bu soruların cevapları her zaman büyük bir değişim gerektirmez. Bazen sorumlulukların netleştirilmesi, basit bir kontrol mekanizması veya düzenli bir bilgi paylaşımı bile önemli bir fark yaratabilir.
Önemli olan, her sorunu yeni bir müdahaleyle çözmek yerine, sorunun tekrar ortaya çıkmasına neden olan koşulları da değerlendirmek.
Böylece yöneticinin başarısı yalnızca ne kadar çok işi çözdüğüyle değil, işlerin daha sağlıklı yürümesini ne kadar sağlayabildiğiyle de ölçülebilir.
Her şeyi sistemleştirmek mümkün mü?
Elbette değil.
İnsan ilişkileri, değişen koşullar ve beklenmedik durumlar her zaman belirli bir plana göre ilerlemez. İyi bir sistem de bütün belirsizlikleri ortadan kaldıramaz.
Ayrıca her organizasyonun ihtiyacı aynı değildir. Küçük bir ekibin ihtiyaç duyduğu yapı ile farklı şehirlerde çalışan, çok sayıda kişiyi yöneten bir organizasyonun ihtiyaçları farklı olabilir.
Bu nedenle sistem kurmak, başka bir organizasyonun yöntemlerini olduğu gibi kopyalamak anlamına gelmemeli.
Önce kendi çalışma biçimimizi anlamamız, nerede zorlandığımızı görmemiz ve hangi süreçlerin iyileştirilmesi gerektiğine karar vermemiz gerekir.
Bazen ihtiyaç duyulan şey yeni bir prosedür değil, daha net bir sorumluluk dağılımıdır.
Bazen yeni bir rapor değil, mevcut verilerin daha doğru kullanılmasıdır.
Bazen daha fazla kontrol değil, ekibin karar alabilmesi için daha fazla alan açmaktır.
İyi bir sistem, organizasyonun gerçek ihtiyaçlarına cevap veren sistemdir.
Sonuç almak ve başarıyı sürdürebilmek
İyi sonuçlar elde etmek elbette önemlidir. Hiçbir sistem, sonuç üretmekten bağımsız olarak değerlendirilemez.
Ancak yalnızca bugünkü sonuçlara odaklandığımızda, bu sonuçların arkasındaki yapıyı gözden kaçırabiliriz.
Bir ekip bugün hedefini tutturmuş olabilir. Asıl soru, yarın da benzer koşullarda iyi sonuçlar üretebilmesini sağlayacak bir çalışma biçimine sahip olup olmadığıdır.
Bunun cevabı her zaman rakamlarda görünmez.
Bazen işlerin nasıl yürüdüğüne, kararların nasıl alındığına, bilginin nasıl paylaşıldığına ve sorunların nasıl çözüldüğüne bakmak gerekir.
Yıllar içinde daha fazla önem verdiğim konulardan biri bu: Sonuçları takip etmek kadar, o sonuçları ortaya çıkaran yapıyı da anlamak.
Çünkü insanlar organizasyonların en önemli parçasıdır. Ama insanların çabasını doğru bir yapıyla desteklemek de yönetimin sorumluluğudur.
Birkaç iyi insanla başarılı olmak değerlidir. O başarının başkalarının katkısıyla da devam edebileceği bir sistem kurmak ise başka bir aşamadır.
Belki de yöneticiler olarak kendimize daha sık şu soruyu sormalıyız:
Bugün iyi sonuçlar alıyoruz. Peki, bu sonuçları mümkün kılan şey ne ve yarın da aynı başarıyı gösterebilmek için neyi geliştirmeliyiz?